Automatisierung mit n8n im Handel: Zehn Abläufe ohne Handarbeit

Was n8n ist und was es im Handel tut

n8n ist ein Werkzeug, mit dem sich Abläufe zwischen Programmen als Workflow zusammenstecken lassen: ein Auslöser, dann eine Reihe von Schritten, die Daten holen, prüfen, umformen und weitergeben. Es ist Open Source und läuft auf einem eigenen Server, bei uns in Deutschland oder bei Ihnen. Die Daten bleiben damit unter Ihrer Kontrolle.

Im Handel sitzt n8n zwischen Shop oder Marktplatz, ERP, Versanddienstleister, E-Mail, Buchhaltung, CRM und der einen Tabelle, die jeder Betrieb hat. Alles, was heute jemand aus System A liest und in System B tippt, ist ein Kandidat. n8n ersetzt kein ERP und keinen Shop; es bewegt Daten zwischen ihnen.

Zehn Abläufe im Überblick: Auslöser, Schritte, Ziel

Jeder Ablauf folgt demselben Muster: Etwas passiert, n8n arbeitet eine Kette von Schritten ab, und am Ende ist ein Ergebnis da, ohne dass jemand eingreifen musste.

Drei Abläufe genauer angesehen

Bestellbestätigung: Der Auslöser ist ein Webhook aus dem Shop oder ein Abruf beim Marktplatz. n8n prüft, ob Adresse und Positionen vollständig sind, füllt eine Vorlage mit Bestellnummer, Artikeln und Lieferzeit und schickt die Mail. Dazu geht eine kurze Nachricht an das Team. Das ist eine kleine Automatisierung: ein Auslöser, ein Ziel.

Rechnungsversand: Sobald eine Rechnung im ERP gebucht ist, holt n8n das PDF, sucht die passende Kundenadresse, versendet die Mail und legt eine Kopie in der Ablage ab. Prüfungen gehören dazu: Rechnungen ohne E-Mail-Adresse landen in einer Liste zur Nachbearbeitung, statt zu verschwinden. Mit Ablage und Ausnahmen ist das eine mittlere Automatisierung.

Preislisten-Import: Der Lieferant schickt regelmäßig eine Tabelle mit neuen Einkaufspreisen. n8n liest die Datei, ordnet jede Zeile über die Artikelnummer dem Produkt zu, aktualisiert den Einkaufspreis und meldet Zeilen, die sich nicht zuordnen lassen oder deren Preis stark abweicht. Niemand tippt mehr Preise ab, und Ausreißer fallen auf, bevor sie im Verkaufspreis landen.

Was einen Ablauf zuverlässig macht

Ein Workflow, der nur im Normalfall funktioniert, macht mehr Arbeit, als er spart. Fünf Punkte gehören in jede Automatisierung.

• Protokoll je Lauf: Was kam rein, was ging raus, was hat die Gegenseite geantwortet.
• Wiederholung bei Fehlern: Ist der Shop oder der Marktplatz kurz nicht erreichbar, versucht es der Ablauf später erneut, statt den Datensatz zu verlieren.
• Benachrichtigung: Bricht ein Lauf ab, erfährt es ein Mensch, nicht erst der Kunde.
• Prüfungen und Ausnahmen: Unvollständige Daten landen in einer Liste zur Nachbearbeitung, nicht im Zielsystem.
• Testmodus mit echten Daten: Der Ablauf läuft zuerst, ohne etwas zu verändern, und zeigt, was er tun würde.

Betrieb: auf unserem Server oder bei Ihnen

Läuft die Automatisierung auf unserem n8n-Server in Deutschland, überwachen wir jeden Lauf und melden uns, wenn etwas hakt. Was Sie dafür zahlen, hängt nur davon ab, wie oft sie läuft: Bis 100 Läufe im Monat ist der Betrieb im Festpreis enthalten. Bei wöchentlich bis täglich und bis 1.000 Läufen kostet er ab 19 € im Monat, bei stündlich oder dauernd und bis 10.000 Läufen ab 49 €. Darüber rechnen wir nach Volumen. Keine Mindestlaufzeit, monatlich kündbar.

Auf Ihrem eigenen Server kostet der Betrieb nichts; Hilfe gibt es bei Bedarf zum Stundensatz.

Was eine Automatisierung mit n8n kostet

Sie zahlen einen Festpreis für den Bau und laufende Kosten nur, wenn der Ablauf laufend arbeitet. Die Preise sind Ab-Preise netto für den beschriebenen Umfang; was darüber hinausgeht, nennen wir vor dem Auftrag als Festpreis.

• Kleine Automatisierung ab 290 € einmalig: ein Auslöser, ein Ziel. Beispiele: Bestellbestätigung, Belege ablegen, Kundenmail wird Ticket.
• Mittlere Automatisierung ab 690 € einmalig: zwei bis drei Systeme, mit Prüfungen und Ausnahmen. Beispiele: Rechnungsversand mit Ablage, Anfragen ins CRM, Preislisten-Import.
• Schnittstelle ab 1.490 €: zwei Systeme, die laufend in beide Richtungen abgeglichen werden, mit Protokoll und Wiederholung. Beispiel: Bestand und Preise zwischen ERP und Shop.
• Eigene Software zum Festpreis nach Analyse: Odoo-Module, Portale, interne Werkzeuge.

So fängt ein Projekt an

Am Anfang stehen ein bis zwei Stunden Analyse: Welche Daten laufen heute wie von A nach B, wer fasst sie an, wo bricht es. Danach bekommen Sie ein Angebot; bei kleinen Automatisierungen gilt oft schon nach dem ersten Gespräch der Listenpreis. Der wichtigste Ablauf läuft zuerst als Prototyp mit echten Daten im Testmodus, innerhalb von Tagen. Dann geht er in den Betrieb mit Protokoll und Benachrichtigung.

Sie brauchen dafür kein Odoo und kein bestimmtes System. Hat Ihr Programm eine dokumentierte Schnittstelle, binden wir es an; wenn nicht, finden wir den Weg über Export, Datenbank oder E-Mail. Die erste halbe Stunde zum Kennenlernen kostet nichts.

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