ERP für kleine Unternehmen: Wann es sich lohnt und was es kostet

Was ein ERP für einen kleinen Betrieb bedeutet

ERP steht für Enterprise Resource Planning, und der Begriff schreckt kleine Betriebe zu Recht ab: Er klingt nach Konzern, Beratertagen und Projekten über Monate. Für ein kleines Unternehmen bedeutet ein ERP etwas Einfacheres: ein System, in dem Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Bestand, Einkauf und Buchhaltung zusammenhängen, statt in fünf Programmen und drei Tabellen zu liegen.

Der Nutzen entsteht aus dem Zusammenhang. Eine Bestellung erzeugt die Lieferung, die Lieferung zieht den Bestand ab, die Rechnung entsteht aus dem Auftrag, die Zahlung schließt die Rechnung, und die Buchhaltung bekommt alles ohne Abtippen.

Odoo ist dafür ein häufiger Kandidat: Die Community-Ausgabe ist Open Source unter der LGPL und kostet keine Lizenz, die Apps sind einzeln einschaltbar, und das System läuft in einer eigenen Instanz mit eigener Datenbank, bei uns oder auf Ihrem Server.

Wann eine Tabelle noch reicht

Ehrlich gesagt: Nicht jeder Betrieb braucht ein ERP. Eine gut geführte Tabelle oder ein einfaches Rechnungsprogramm reicht, solange die folgenden Punkte zutreffen.

• Sie haben einen Verkaufskanal, zum Beispiel nur den eigenen Shop oder nur Rechnungen an Stammkunden.
• Es gibt wenige Aufträge im Monat, und jeder lässt sich in Minuten abwickeln.
• Sie führen keinen nennenswerten Lagerbestand oder verkaufen Dienstleistungen.
• Eine Person macht alles und kennt jeden offenen Vorgang im Kopf.
• Der Steuerberater bekommt die Belege und ist damit zufrieden.

Woran Sie merken, dass es Zeit ist

Der Wechsel wird fällig, wenn mehrere dieser Zeichen zusammenkommen.

• Derselbe Bestand steht in zwei Systemen, und mindestens einmal im Monat wird etwas verkauft, das nicht mehr da ist.
• Bestellungen aus Shop oder Marktplatz werden abgetippt, um Lieferschein und Rechnung zu erzeugen.
• Ein zweiter Verkaufskanal kommt dazu: Amazon neben dem Shop, eBay neben Amazon.
• Eine zweite Person soll mitarbeiten, und es gibt keine Stelle, an der sie den Stand aller Vorgänge sieht.
• Der Steuerberater fragt monatlich nach Listen, Auszahlungsberichten und fehlenden Rechnungen.
• Sie wissen am Monatsende nicht, welche Produkte oder Kanäle Geld verdienen.

Was ein ERP im Kleinbetrieb konkret abnimmt

Nehmen wir einen Händler mit eigenem Shop und Amazon, einem kleinen Lager und einigen hundert Bestellungen im Monat. Heute kopiert er Bestellungen in ein Rechnungsprogramm, pflegt den Bestand in einer Tabelle, erzeugt Etiketten im Portal des Paketdienstes und tippt Sendungsnummern zurück in den Shop. Pro Bestellung sind das ein paar Minuten; im Monat sind es Tage.

Mit Odoo und angebundenen Kanälen kommt jede Bestellung automatisch als Auftrag an, mit den richtigen Steuern. Die Lieferung entsteht, das Etikett wird aus dem Auftrag erzeugt und gedruckt, die Sendungsnummer geht automatisch an Shop und Amazon. Die Rechnung entsteht von allein, der Bestand wird abgezogen und an alle Kanäle gemeldet. Die Amazon-Auszahlung landet als Buchungssatz in der Buchhaltung.

Was bleibt, ist das Packen und die Kontrolle. Die Arbeit verschiebt sich vom Abtippen zum Prüfen, und das ist der Unterschied, der ein ERP auch für zwei Personen lohnend macht.

Was ein ERP wirklich kostet

Die Kosten hängen davon ab, wie viel Sie selbst machen. Alle Preise netto, Dienstleistungen als Ab-Preise für den beschriebenen Umfang.

Ein Rechenbeispiel für das erste Jahr

Ein Einzelunternehmer mit einem Marktplatz nimmt das Komplettpaket S. Darin sind die Installation, das Paket Start mit einem Kanal, Druck und Sendungsverfolgung, die Einrichtung und zwei Stunden Schulung. Im ersten Jahr zahlt er ab 1.990 € einmalig und ab 89 € im Monat für Hosting, Updates aller Module und Support, zusammen ab 3.058 €. Die Module gehören ihm, der Betrieb ist monatlich kündbar.

Hilfe außerhalb der Pakete kostet ab 70 € je Stunde im 15-Minuten-Takt; die erste halbe Stunde zum Kennenlernen kostet nichts.

Die Software ist selten der größte Posten. Teurer ist die eigene Zeit: Produkte mit SKU und EAN anlegen, Steuern je Kanal klären, Stammdaten bereinigen, das Team einarbeiten. Rechnen Sie mit einigen Arbeitstagen Eigenleistung in den ersten Wochen. Ein ERP scheitert selten an der Software, sondern an unklaren Abläufen und an Einführungen, die nach Stunden abgerechnet werden. Deshalb arbeiten wir mit Festpreisen.

Wie eine Einführung im kleinen Betrieb abläuft

Klein anfangen, in Betrieb nehmen, dann erweitern. So läuft es in vier Schritten.

• Gespräch von 30 bis 60 Minuten: Kanäle, Bestellvolumen, Lager, Buchhaltung, bestehende Werkzeuge. Danach ein Festpreisangebot, Antwort innerhalb von drei Werktagen.
• Einrichtung: Odoo Community installiert, Firma, Steuern, Rechnungsvorlage und Benutzer eingerichtet; ein Verkaufskanal verbunden, Produkte zugeordnet, Versand und Druck eingerichtet.
• Schulung per Video mit Aufzeichnung, dann begleiteter Start mit echten Bestellungen.
• Betrieb: Hosting in Deutschland mit Backups zweimal täglich an zwei Orte, Updates, Überwachung mit Alarm und Support per E-Mail.

Alternativen, wenn ein ERP noch zu früh ist

Der wichtigste Rat: nicht alles auf einmal. Erst Bestellungen und Rechnungen, dann Versand, dann Bestand an die Kanäle, zuletzt Buchhaltung und Auszahlungen.

Nicht jedes Problem braucht ein ERP. Wer vor allem Zeit mit Versand verliert, kann Lager und Versand abgeben: Unser Fulfillment holt Bestellungen direkt aus Amazon, eBay, Shopify oder WooCommerce, packt und verschickt, ganz ohne ERP, auch ab etwa 30 Paketen im Monat. Wer vor allem Belege sortiert, startet mit einer kleinen Automatisierung ab 290 € einmalig.

Wer heute mit einer Tabelle gut zurechtkommt, behält sie. Ein ERP ist kein Ziel, sondern ein Werkzeug für den Moment, in dem die Tabelle zur Fehlerquelle wird. Wir sagen Ihnen in einem kurzen Gespräch ehrlich, ob dieser Moment schon da ist.

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