Online-Terminbuchung für Kanzlei und Praxis: Mandanten buchen selbst

Warum Terminbuchung über die Website Telefonzeit spart

In vielen Kanzleien und Praxen laufen Termine über das Telefon: Der Mandant ruft in der Mittagspause an, die Leitung ist besetzt, der Rückruf landet auf der Mailbox, und am Ende stehen drei Anrufe für einen Termin. Jeder dieser Anrufe kostet Zeit am Empfang, die für Mandanten vor Ort fehlt.

Eine Online-Terminbuchung verlagert diesen Abgleich auf die Website. Der Mandant sieht freie Zeiten, wählt eine aus und bekommt sofort die Bestätigung. Das geht rund um die Uhr, auch wenn die Kanzlei geschlossen ist. Eine Erinnerung vor dem Termin hilft, dass er nicht vergessen wird, und wer verhindert ist, verschiebt oder sagt selbst ab, statt anzurufen.

Viele Mandanten und Patienten erwarten diesen Weg inzwischen. Wer auf der Website nur eine Telefonnummer findet, ruft oft nicht an, sondern sucht weiter.

So läuft eine Buchung ab

Aus Sicht des Mandanten sind es wenige Schritte auf Ihrer Website.

• Leistung wählen: Erstberatung, Besprechung oder eine Behandlung, jede mit ihrer eigenen Dauer.
• Ansprechpartner wählen: eine bestimmte Anwältin, ein bestimmter Arzt oder jemand aus dem Team.
• Uhrzeit wählen: Der Kalender zeigt nur Zeiten, die innerhalb Ihrer Öffnungszeiten frei sind, mit den Pausen zwischen zwei Terminen.
• Daten eingeben: Name und Kontakt, damit Bestätigung und Erinnerung ankommen.
• Bestätigung und Erinnerung: Die Bestätigung kommt sofort, die Erinnerung vor dem Termin.
• Verschieben oder absagen: Wer verhindert ist, erledigt das selbst, ohne Anruf.

Was Sie als Kanzlei oder Praxis einstellen

Der Kalender passt sich Ihrem Betrieb an, nicht umgekehrt. Sie legen einmal fest, wie Sie arbeiten, danach läuft die Buchung von allein.

• Öffnungszeiten, in denen Termine gebucht werden können.
• Dauer je Leistung, zum Beispiel eine kürzere Erstberatung und eine längere Besprechung.
• Pausen zwischen zwei Terminen, damit Vor- und Nachbereitung Platz haben.
• Mitarbeiter mit eigenen Terminen, jede Person mit eigenem Zugang und eigenen Rechten.
• Bestätigung und Erinnerung an den Mandanten.

Eingebaute Terminbuchung oder externer Dienst: der Vergleich

Viele Websites binden für Termine einen fremden Dienst ein. Das funktioniert, bringt aber eine zweite Rechnung, einen zweiten Login und einen weiteren Ort, an dem Mandantendaten liegen. Die Tabelle zeigt den Unterschied.

Datenschutz: Warum die Daten in Deutschland liegen sollten

Wer einen Termin bei einer Kanzlei oder Praxis bucht, gibt mehr preis als Name und Uhrzeit. Schon die Tatsache, dass jemand einen Anwalt für ein bestimmtes Rechtsgebiet oder eine bestimmte Behandlung sucht, ist vertraulich. Für Kanzleien gilt das Mandantengeheimnis, für Praxen die besondere Vertraulichkeit von Gesundheitsdaten. Beides spricht dafür, Termindaten nicht an einen beliebigen Dienst zu geben.

Bei uns liegen Termine und Anfragen auf unserem Server in Deutschland, nicht bei einem Drittanbieter. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag gehört dazu, der Export ist jederzeit möglich, und die Zugänge gehören Ihnen. Die Website bindet keine fremden Schriften und keine fremden Tracker ein. Was darüber hinaus für Ihre Kanzlei oder Praxis gilt, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten; eine Rechtsberatung ist dieser Artikel nicht.

Mehrsprachig buchen, auch von rechts nach links

Kanzleien mit internationaler Mandantschaft brauchen die Website und die Terminbuchung in jeder Sprache, die sie anbieten. Wir bauen jede Sprache als vollwertige Seite, nicht als Übersetzungs-Plugin, mit korrekter Verknüpfung zwischen den Sprachversionen. Hebräisch und Arabisch werden von rechts nach links gesetzt, mit einem Layout, das dafür gebaut ist.

Jede weitere Sprache kostet ab 490 € netto. Ihr Team sieht alle Termine weiterhin in einem Kalender.

Was eine Website mit Terminbuchung kostet

Die Terminbuchung ist kein Zusatzmodul mit eigenem Preis. Sie steckt im Website-Preis und in der Pflege. Alle Preise sind Ab-Preise netto für den beschriebenen Umfang; den genauen Festpreis bekommen Sie nach einem kurzen Gespräch, mit jeder Position einzeln.

• Einseiter ab 990 €: bis zu 6 Abschnitte auf einer Seite, Kontaktformular direkt in Ihr Postfach, Online-Terminbuchung auf Wunsch ohne Zusatzdienst, Rechtstexte eingebunden.
• Website für Firma, Kanzlei oder Praxis ab 2.490 €: bis zu 10 Seiten, jede weitere ab 90 €, Online-Terminbuchung für Sie und Ihr Team im Preis enthalten, strukturierte Daten für Google und KI-Suche, jede weitere Sprache ab 490 €.
• Pflege und Hosting ab 29 € im Monat: Hosting in Deutschland, Updates, Backups, Überwachung und 30 Minuten Änderungen im Monat. Freiwillig und monatlich kündbar.

Checkliste: Das brauchen wir für die Terminbuchung

Mit diesen Angaben richten wir die Terminbuchung beim Bau der Website ein. Die meisten davon haben Sie ohnehin im Kopf.

• Welche Leistungen buchbar sind und wie lange jede dauert.
• Wer Termine annimmt: alle im Team oder nur bestimmte Personen.
• Öffnungszeiten und Zeiten, die frei bleiben sollen, etwa Gerichtstermine oder Sprechstunden vor Ort.
• Pausen zwischen Terminen für Vor- und Nachbereitung.
• Welche Angaben Sie vom Mandanten brauchen, bevor der Termin steht.
• In welchen Sprachen gebucht werden soll.

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