Amazon Settlement Report verstehen und in der Buchhaltung verbuchen

Was ein Amazon Settlement Report ist

Amazon sammelt alle Geldbewegungen Ihres Verkäuferkontos in Abrechnungszeiträumen. Am Ende eines Zeitraums schließt Amazon die Abrechnung, zieht Gebühren und Erstattungen von den Erlösen ab und überweist den Saldo auf Ihr Bankkonto. Der Settlement Report ist das Protokoll dazu: eine Zeile je Geldbewegung, mit Bestellnummer, SKU, Positionsart und Betrag.

In Seller Central finden Sie die Berichte im Bereich Zahlungen. Dort sehen Sie je Abrechnung den Zeitraum, das Auszahlungsdatum, die Summe der Erlöse, die Summe der Abzüge und den Auszahlungsbetrag. Als Datei bekommen Sie den Report mit mehreren hundert bis mehreren tausend Zeilen, je nach Volumen.

Der Report ist die einzige vollständige Quelle für Ihre Amazon-Kosten. Bestellübersicht, Werbekonsole und Lagerberichte zeigen je einen Ausschnitt; nur der Settlement Report zeigt, was tatsächlich mit der Auszahlung verrechnet wurde.

Welche Positionsarten ein Settlement Report enthält

Die Positionsarten wiederholen sich in jedem Report. Wer sie einmal einem Konto zugeordnet hat, kann jede weitere Abrechnung nach demselben Muster buchen.

Warum Umsatz und Auszahlung nie zusammenpassen

Der häufigste Fehler in der Amazon-Buchhaltung ist, die Auszahlung als Umsatz zu buchen. Dann fehlen die Gebühren, die Umsätze sind zu niedrig, und am Jahresende kann niemand sagen, was Amazon wirklich gekostet hat.

Der zweite Fehler ist das Gegenteil: Umsatz aus den Bestellungen buchen und die Auszahlung noch einmal als Erlös. Dann ist der Umsatz doppelt. Richtig ist: Der Umsatz kommt aus den Rechnungen an die Käufer, die Gebühren kommen aus dem Settlement Report, und die Auszahlung ist nur ein Geldtransfer, der beides ausgleicht.

Dazu kommt die Zeitverschiebung: Eine Bestellung vom 28. wird am 3. des Folgemonats versendet und erst mit der Auszahlung am 12. verrechnet. Ohne Verrechnungskonto verliert man die Spur.

Warum ein Verrechnungskonto nötig ist

Ein Verrechnungskonto ist ein Konto in Ihrer Buchhaltung, das Amazon als Zahlungsmittler abbildet. Es sammelt alles, was Amazon Ihnen schuldet und was Sie Amazon schulden, und steht nach jeder Auszahlung wieder auf null. So läuft eine Abrechnung über dieses Konto.

• Rechnung an den Käufer: Die Forderung entsteht gegen den Käufer, der Umsatz ist gebucht.
• Zahlung des Käufers an Amazon: Die Forderung gegen den Käufer wird ausgeglichen, dafür entsteht eine Forderung gegen Amazon auf dem Verrechnungskonto.
• Settlement Report: Provisionen, FBA-Gebühren, Werbung und Lagergebühren werden als Aufwand gebucht, Gegenkonto ist das Verrechnungskonto. Erstattungen mindern die Forderung.
• Bankeingang: Die Auszahlung wird gegen das Verrechnungskonto gebucht. Stimmt alles, ist der Saldo null.

Das Verrechnungskonto als Kontrolle

Bleibt nach dem Bankeingang ein Rest stehen, fehlt eine Position: eine nicht gebuchte Gebühr, eine vergessene Gutschrift oder eine Bestellung, die in Ihrem System noch keine Rechnung hat. Das Verrechnungskonto zeigt damit auf den Cent, ob Ihre Bestellungen und Amazons Abrechnung zusammenpassen.

Verkaufen Sie auf mehreren Amazon-Marktplätzen oder zusätzlich auf eBay und Kaufland, führen Sie je Kanal ein eigenes Verrechnungskonto. Nur so bleibt nachvollziehbar, was jeder Kanal an Gebühren kostet.

Drei Wege, den Report zu verbuchen

Wie viel Arbeit die Abrechnung macht, hängt davon ab, wie sie in das Buchhaltungssystem kommt.

So läuft es automatisch in Odoo

Unsere Amazon-Module für Odoo holen die Abrechnungen über die Finances API, Amazons Schnittstelle für Abrechnungsgruppen und Finanzereignisse. Je Abrechnungsgruppe entsteht in Odoo eine Abrechnung mit Zeitraum und Auszahlungsdatum. Die Positionen werden nach Art getrennt: Versendungen mit Umsatz und Gebühren, Erstattungen, A-bis-z-Garantie, Rückbuchungen, Servicegebühren, Sponsored Products, Anpassungen und einbehaltene Steuern. Jede Zeile ist mit der importierten Bestellung und dem Verkaufsauftrag verknüpft.

Das Buchhaltungs-Modul erzeugt aus jeder abgeschlossenen oder bezahlten Abrechnung genau einen Buchungssatz als Entwurf. Gegenkonto ist das Verrechnungskonto des Kanals, jede Positionsart hat ein zugeordnetes Konto, auf Wunsch mit Vorsteuer. Der Umsatz wird nie doppelt gebucht, er kommt aus den Rechnungen. Fehlt eine Kontenzuordnung, blockiert das Modul und zeigt die vollständige Liste, statt zu raten. Unbekannte Ereignistypen werden gemeldet, nicht still verworfen.

Alles ist ab Werk aus: Den geplanten Abruf, das automatische Anlegen und das direkte Buchen schalten Sie bewusst ein. Der Rückblick beträgt 90 Tage. Die Module laufen auf Odoo Community und Enterprise, eine Enterprise-Lizenz ist nicht nötig.

Was das kostet und was Sie vorbereiten

Für die Amazon-Abrechnung in Odoo brauchen Sie fünf Module, alle einmalig und netto: den Marktplatz-Kern für 249 €, den Amazon-SP-API-Connector für 449 €, die Settlement-Basis für 149 €, das Amazon-Settlement-Modul für 149 € und Settlement Accounting für 199 €. Zusammen 1.195 €. Günstiger ist das Paket Amazon komplett für 1.690 €, das zusätzlich Käufernachrichten, den Produkt-Launcher und Versandetiketten über Amazon Buy Shipping enthält. Das erste Jahr Updates ist enthalten, danach kostet der Update-Plan 25 % des Kaufpreises im Jahr.

Die Einrichtung übernehmen wir auf Wunsch: In der Einrichtung Multichannel ab 2.900 € richten wir Konten, Steuern und Verrechnungskonten je Kanal ein und buchen den ersten Auszahlungsbericht gemeinsam mit Ihnen. Diese Punkte klären Sie vorher mit Ihrem Steuerberater.

• Ein Verrechnungskonto je Amazon-Marktplatz und je weiterem Kanal anlegen.
• Je Positionsart ein Aufwandskonto festlegen: Provision, FBA, Werbung, Lager, Sonstiges.
• Klären, wie Amazons Gebühren umsatzsteuerlich zu behandeln sind; das hängt von Amazons Rechnungsstellung und Ihrer steuerlichen Situation ab.
• Für jede Bestellung muss eine Rechnung im System entstehen, sonst bleibt der Umsatz auf dem Verrechnungskonto offen.
• Erstattungen als Gutschrift buchen, nicht als negativen Umsatz.
• Nach den ersten drei Abrechnungen den Saldo des Verrechnungskontos prüfen: Er muss nach jedem Bankeingang null sein.

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